Mapa witryny

REGULAMIN Kiermaszu Wielkanocnego 2022 W OSTRÓDZIE

I. INFORMACJE OGÓLNE

  1. Kiermasz Wielkanocny 2022 w Ostródzie, zwany dalej Kiermaszem jest wydarzeniem kulturalno-integracyjnym skierowanym do mieszkańców Ostródy i okolic, turystów, gości oraz innych zainteresowanych osób. W ramach Kiermaszu istnieje możliwość organizowania różnych wydarzeń o charakterze religijnym, kulturalnym, historycznym, integracyjnym, oświatowym
    i turystycznym. Charakter przedsięwzięcia nawiązuje do zbliżających się Świąt Wielkanocnych.
  2. Organizatorem Kiermaszu odbywającego się w terminie: 09.04.2022 r., jest Urząd Miejski w Ostródzie, ul. Mickiewicza 24, 14-100 Ostróda.
  3. Kiermasz odbywa się na terenie parku przy tzw. pasażu, pomiędzy ulicami Czarnieckiego i Mickiewicza w Ostródzie.
  4. Wstęp na Kiermasz jest bezpłatny.
  5. Główną część Kiermaszu stanowi handel i ekspozycja stoisk. Możliwe jest również wystawianie stoisk promocyjnych, informacyjnych innych firm i podmiotów, w tym podmiotów ekonomii społecznej.
  6. W trakcie Kiermaszu preferowana będzie sprzedaż produktów o charakterze okazjonalnym oraz świątecznym, takich jak:
     artykuły świąteczne w tym ozdoby wielkanocne
     ceramika artystyczna , użytkowa
     zabawki , stroiki
     dzbany, wazy, kubki i inne naczynia z nadrukami
     wyroby regionalne
     świece , koronki
     pamiątki, ozdoby, rękodzieło
     kosmetyki, perfumy
     galanteria skórzana, odzież , czapki rękawiczki
     biżuteria, kamienie mineralne
     artykuły spożywcze w tym: słodycze (cukierki, lizaki, czekolady, owoce i orzechy : suszone, prażone, w polewach, w czekoladzie), drobne przekąski, potrawy i wyroby regionalne (bigos, placki, szynki wędzone, sery, itp.), wypieki świąteczne (pierniki, keksy, babki, ciasteczka kruche, sękacze, itp.),
     gastronomia (w tym pozyskanie odpowiednich zezwoleń): grzane wino i cydr , piwo, miód piwny, nalewki ,wódki ,wina , soki , itp.
     produkty ekologiczne
  7. W programie Kiermaszu przewiduje się część artystyczną oraz działania mające na celu pogłębienie integracji i komunikacji z mieszkańcami Ostródy.
  8. Szczegółowe informacje na temat wystawców i programu artystycznego udostępniane będą na bieżąco w prasie lokalnej, w mediach społecznościowych oraz na plakatach.
    II. WYSTAWCY

WARUNKI UDZIAŁU WYSTAWCÓW

  1. W Kiermaszu – w charakterze Wystawcy – mogą brać udział podmioty gospodarcze, w tym podmioty ekonomii społeczne, osoby fizyczne, instytucje, zrzeszenia itp.
  2. Podmioty zainteresowane udziałem w Kiermaszu w charakterze Wystawcy, powinny kontaktować się z podmiotem upoważnionym:
    Urząd Miejski w Ostródzie, Wydział Rozwoju Lokalnego i Promocji
    tel. 89 642-94-64
    e-mail: kontakt@um.ostroda.pl
  3. Warunkiem udziału Wystawców w Kiermaszu jest:
    a) zgłoszenie chęci uczestnictwa w Kiermaszu do dnia 05.04.2022r – wzór zgłoszenia stanowi Załącznik nr 2 do regulaminu;
    b) zaakceptowanie przez Organizatora asortymentu wystawcy;
    c) podpisanie wiążącej umowy użyczenia powierzchni wystawienniczej;
    d) bezwzględne przestrzeganie regulaminu.
  4. Zgłoszenia należy dokonać poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie www.ostroda.pl. Wszelkie dodatkowe czynności, w szczególności związane z procedurą odwoławczą i rezygnacją, wymagają formy pisemnej.
  5. Zgłoszenie musi obejmować opis produktów przeznaczonych do sprzedaży prezentacji, degustacji, sprzedaży, oferty gastronomicznej itp. Zabronione jest przedstawianie na stoisku – w jakimkolwiek celu – produktów innych niż zgłoszone. Organizator zastrzega sobie prawo do żądania usunięcia grupy produktów z oferty Wystawcy.
  6. Termin zgłoszenia wystawców może zostać wydłużony do czasu wyczerpania dostępnych miejsc handlowych.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy zgody na udział w Kiermaszu bez podawania przyczyn.
  8. Potwierdzenie uczestnictwa w Kiermaszu następuje w formie telefonicznej, pisemnej lub mailowej.
  9. Rezygnacja Wystawcy z udziału w Kiermaszu możliwa jest w formie pisemnej do dnia 07.04.2022. W wyjątkowych sytuacjach rozstrzyga Organizator.
  10. Organizator ma prawo odmówić użyczenia miejsca handlowego podmiotowi, którego ofertę uważa za niezgodną z głównymi założeniami idei kiermaszu.
  11. Wystawcy zobowiązują się do uszanowania charakteru wydarzenia i miejsca, poprzez nie wystawianie towarów sprzecznych ze specyfiką Kiermaszu, odpowiednią aranżację stoiska i akcje promocyjne. Wystawcy zobowiązują się również do usunięcia tych elementów swej oferty, które Organizator uzna za niemożliwe do pogodzenia z charakterem Kiermaszu.
  12. Każdy z Wystawców powinien posiadać aktualne ubezpieczenie w zakresie prowadzonej działalności w zakresie odpowiedzialności cywilnej i następstw nieszczęśliwych wypadków.

II. WYSTAWCY

ZASADY WYSTAWIANIA

  1. Wystawiający nie może bez zgody Organizatora odstąpić lub udostępnić całego lub części stoiska innym wystawiającym. Możliwe jest jednak grupowe zgłoszenie udziału w Kiermaszu poprzez wspólne wynajęcie jednego stoiska. O szczegółach decyduje Organizator.
  2. Wymiary stoiska wynoszą – (ustalane indywidualnie) Organizatorzy mogą przydzielić stoisko o innych wymiarach.
  3. Użyczenie powierzchni wystawienniczej jest bezpłatne, a Organizator nie pobiera opłat za życzenie ww. powierzchni.
  4. Wystawca w zgłoszeniu przedstawia szczegółowe zapotrzebowanie na energię elektryczną.
  5. Brak zgłoszenia zapotrzebowania na energię skutkuje nie udostępnieniem stoiska Wystawcy do przyłącza z napięciem elektrycznym.
  6. O ile Wystawca ma zamiar korzystać z własnego wyposażenia dodatkowego ma obowiązek przedstawić wykaz tego wyposażenia.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do wyznaczania konkretnych miejsc określonym wystawcom, zgodnie z koncepcją organizacyjną i warunkami technicznymi Kiermaszu.
  8. Bezwzględnym wymogiem stawianym przez organizatora jest estetyczny wygląd stoiska. Wystawiający aranżują stoiska zgodnie z własną koncepcją i na własną odpowiedzialność i ryzyko. W przypadkach naruszeń zasad współżycia społecznego i bezpieczeństwa innych osób, Wystawca ma obowiązek, na żądanie Organizatora, do usunięcia lub poprawy określonych elementów stoiska.
  9. Wystawcy chętni do prowadzenia warsztatów podczas trwania Kiermaszu, proszeni są o zgłoszenie tematu i propozycji zajęć.
  10. Wystawiający zobowiązuje się do prowadzenia działalności przez cały okres i w godzinach trwania Kiermaszu, czyli:
    09 kwietnia 2022 r. od godziny 11.00 do godziny 19.00
  11. Wystawiający nie może, bez zgody Organizatora, zająć większej powierzchni niż określona w zgłoszeniu. Zgoda i ewentualne warunki odpłatności pozostają do szczegółowego uzgodnienia z Organizatorem.
  12. Wystawca ma prawo reklamy i różnych form promocji swoich produktów w obrębie wynajętej powierzchni, o ile nie zakłóca ona toku działalności innych uczestników Jarmarku.
  13. Możliwe jest również prowadzenie akcji reklamowych i promocyjnych w innych miejscach Kiermaszu. Szczegóły, ewentualne odpłatności do uzgodnienia z Organizatorem.
  14. Ze względu na wymagania Państwowej Inspekcji Sanitarnej, Urzędu Skarbowego, Państwowej Inspekcji Pracy, Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej, Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, Przepisów Przeciwpożarowuch. itp. Instytucji, Wystawcy są zobowiązani do posiadania aktualnych badań, zezwoleń, certyfikatów itp. Odpowiedzialność za spełnienie wymagań spoczywa w całości na Wystawcy.
  15. Jeżeli wymagają tego przepisy, Wystawca jest zobowiązany we własnym zakresie uzyskać stosowne pozwolenia, w tym w szczególności w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych.
  16. Organizator zastrzega sobie możliwość ustanowienia dodatkowych zasad sprzedaży napojów alkoholowych, w tym wskazania miejsca sprzedaży.

ZASADY ORGANIZACYJNE

  1. Wystawca ma obowiązek przygotowania stoiska do godziny ………. w dniu ………………..(ustalane indywidualnie)
  2. Wystawca ma obowiązek zająć miejsce przyporządkowane wystawcy przez Organizatora.
  3. Kiermasz udostępniony jest dla Odwiedzających w dniu:
    09 kwietnia 2022 r. od godziny 11.00 do godziny 19.00
  4. O ewentualnych zmianach godzin otwarcia ze względów organizacyjnych Organizator będzie informować Wystawców na bieżąco w trakcie trwania Jarmarku.
  5. Wystawca nie ma prawa rozpocząć składania stoiska w dniu 09.04.2022 wcześniej niż po godzinie 18.00, nawet gdy wcześniej wysprzeda cały asortyment. (ustalane indywidualnie)
  6. Dojazd samochodem do stoiska w celu za-i wyładunku oraz transport przedmiotów o dużych rozmiarach możliwy będzie wyłącznie poza godzinami otwarcia dla odwiedzających.
  7. Obowiązuje zakaz parkowania pojazdów na terenie Kiermaszu. Za nieuprawniony postój pojazdu właściciel może zostać ukarany mandatem. Parkowanie pojazdów uprawnionych może odbywać się wyłącznie za zgodą Organizatora i wyznaczonym przez Organizatora miejscu.
  8. Demontaż stoiska i wywóz wyposażenia przed zakończeniem Kiermaszu jest zabroniony.
  9. Organizator i Partnerzy nie ponoszą odpowiedzialności za kradzież mienia wystawców oraz zniszczenia powstałe w wyniku działania czynników atmosferycznych, przerw w dostawie prądu, aktów wandalizmu oraz innych przyczyn losowych, niezależnie od podejmowanych przez Organizatorów działań mających na celu zapobieganie i minimalizację powyższych zagrożeń.
  10. Usługi ochrony nie będą świadczone w czasie trwania Kiermaszu. Wystawcy za asortyment, elementy zabudowy stoiska oraz wszelkie inne przedmioty pozostawione w miejscu odbywania się Kiermaszu ponoszą samodzielną odpowiedzialność.
  11. Zabronione są działania prowadzące do niszczenie elementów wyposażenia stoisk i wprowadzające zagrożenie bezpieczeństwa uczestników Kiermaszu, szczególnie:
    a. podłączania i użytkowania niesprawnych urządzeń elektrycznych;
    b. wykonywania prac elektrycznych przez nieuprawnione osoby i bez zgody Organizatora;
    c. pozostawiania bez dozoru działających urządzeń, które nie są przeznaczone do ciągłej eksploatacji;
    d. używania urządzeń gazowych bez szczegółowego uzgodnienia z Organizatora;
    e. używania źródeł otwartego ognia bez szczegółowego uzgodnienia z Organizatorem;
    f. wnoszenia, przechowywania, eksponowania materiałów niebezpiecznych;
    g. stwarzania zagrożenia pożarowego;
    h. blokowania dróg ewakuacyjnych;
  12. Wystawca ponosi odpowiedzialność za uszkodzenia wyposażenia stoiska, powstałe w trakcie trwania Kiermaszu z winy Wystawcy.
  13. Za rzeczy własne pozostawione przez Wystawcę, Organizator nie ponosi odpowiedzialności i mogą zostać one usunięte lub zutylizowane na koszt Wystawcy.
  14. Wystawiający jest zobowiązany pozostawić teren stoiska uporządkowany i czysty.
  15. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności w przypadku, gdyby Kiermasz nie doszedł do skutku lub uległ skróceniu z przyczyn niezależnych od Organizatora. W razie odwołania lub skrócenia Kiermaszu Organizator nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej.
  16. Nieprzestrzeganie powyższych ustaleń będzie skutkować karami finansowymi lub usunięciem z Kiermaszu. I tak:
    a) za każdorazowe naruszenie jakiegokolwiek postanowienia regulaminu – 500,00 zł., w razie powtórnego naruszenia – 1000,00, w przypadku ponownego naruszenia – 2000,00 zł.
    b) Za nieprzestrzeganie godzin prowadzenia działalności na najmowanej powierzchni – 30,00zł za każdą godzinę.

III. PROGRAM ARTYSTYCZNY

  1. W programie Kiermaszu przewiduje się część artystyczną polegającą w szczególności na występach artystycznych, warsztatach i innych atrakcjach skierowanych do osób odwiedzających Kiermasz. Organizator nie określa tematyki, ani rodzaju programu.
  2. Program artystyczny, warsztat lub inna forma uatrakcyjnienia kiermaszu, może być zaprezentowany przez każdy podmiot, osobę, organizację, instytucję, która/który:
    a) zgłosi chęć udziału – wzór zgłoszenia stanowi załącznik nr 4;
    b) otrzyma zgodę Organizatora;
    c) ustali z Organizatorem szczegóły programu, w tym datę, godzinę i formę.
  3. Nie przewiduje się wynagrodzenia za przygotowanie i przeprowadzenie programu artystycznego od odwiedzających.
  4. Zabrania się pobierania opłat za prezentację programu artystycznego wśród osób odwiedzających Kiermasz.
  5. Organizator zapewnia scenę, nagłośnienie, obsługę techniczną, promocję wydarzenia, wyszczególnienie programu i autorów na plakatach informacyjno-promocyjnych.
  6. Organizator może zapewnić lub udzielić pomocy w przygotowaniu miejsca, zasobów, nagród. Takie zapotrzebowanie należy zgłosić w zgłoszeniu.
  7. Zgłoszenie należy dostarczyć do dnia 05.04.2022 do Wydziału Rozwoju Lokalnego i Promocji Urzędu Miejskiego w Otródzie, ul. Mickiewicza 24 w formie papierowej lub mailowej na adres: kontakt@um.ostroda.pl.
  8. Organizator zastrzega sobie możliwość udzielenia odmowy i/lub negocjowania szczegółów programu.

IV. DANE OSOBOWE

Na podstawie art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r.) informuję, iż: Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Miejski w Ostródzie, ul. Mickiewicza 24.
1) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, kontakt: Jacek Pietrzyk tel. 89 642 94 30;
2) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu zapewnienia realizacji zadań statutowych, dochodzenia ewentualnych roszczeń prawnych, dotyczących działalności Urzędu Miejskiego w Ostródzie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) i b);
3) Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą:
– podmioty uprawnione do odbioru danych osobowych na podstawie odpowiednich przepisów prawa,
– podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu administratora na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (podmioty przetwarzające);
4) Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny realizacji wskazanego w punkcie 2 celu przetwarzania w tym również obowiązku archiwizacyjnego wynikającego z przepisów prawa;
6) Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
7) Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do UODO, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.;
8) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, jeśli tak zostało określone w przepisach prawa lub dobrowolne, jeżeli odbywa się na podstawie państwa zgody lub ma na celu zawarcie umowy. Konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości realizacji określonych czynności lub brak możliwości zawarcia umowy;
9) Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.

Administrator:
Gmina Miejska Ostróda, ul. Mickiewicza 24, 14-100 Ostróda
reprezentowane przez Burmistrza Zbigniewa Michalaka
tel. 89 642 94 64; e-mail: kontakt@um.ostroda.pl

V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany niniejszego Regulaminu.
  2. Organizator zastrzega możliwość odwołania Kiermaszu lub jego części.
  3. Wszystkie spory wynikłe na tle wykonania niniejszego Regulaminu rozstrzygać będzie właściwy rzeczowo sąd w Ostródzie.

Data, dzień Czas trwania kiermaszu Czas przewidziany
na program artystyczny
09.04.2022 sobota11.00 – 19:00od godziny 13.00 do 18.00

Załączniki:

Osoba do kontaktu dla wystawców: Paweł Krupiński, Marta Pietrykowska, tel. 89 642-94-64